Politique de confidentialité pour les employés et les candidats à un emploi chez Doccla
Date d'entrée en vigueur : 1er février 2024
1. Présentation
À Doccla, la protection de la vie privée et de la confidentialité des informations personnelles est notre principale préoccupation.
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et conservons les données personnelles des candidats et des employés. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à respecter toutes les lois pertinentes en matière de protection des données, y compris le règlement général sur la protection des données (RGPD britannique) et la loi sur la protection des données de 2018.
Cette politique est une modification de la politique de confidentialité.
2. Contrôleur des données
Doccla est le responsable du traitement des données personnelles que nous collectons et traitons. Nos coordonnées sont fournies à la fin de cette politique.
3. Informations que nous collectons
Nous pouvons collecter les catégories de données personnelles suivantes auprès des candidats et des employés :
Pour les candidats à un emploi :
- Informations de contact : telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.
- CV ou CV : informations sur votre formation, votre expérience professionnelle, vos compétences et vos qualifications.
- Références : coordonnées des personnes pouvant fournir des références professionnelles.
Pour les employés :
- Informations de contact : telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale et votre numéro de téléphone.
- Informations sur l'emploi : informations relatives à votre emploi, y compris le titre du poste, le département, le salaire, les avantages sociaux et les informations liées au travail.
- Informations fiscales et financières : Informations requises à des fins salariales et fiscales.
- Évaluations de performance : dossiers de vos performances professionnelles et de vos évaluations.
- Informations médicales : lorsque cela est nécessaire pour des raisons de santé et de sécurité ou pour l'administration des avantages sociaux.
- Autres informations : Toutes les autres données personnelles que vous nous fournissez volontairement, telles que les coordonnées d'urgence ou les informations de compte bancaire pour le paiement du salaire.
4. Comment nous utilisons vos données personnelles
Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :
Pour les candidats à un emploi :
- Pour évaluer vos qualifications pour le poste pour lequel vous avez postulé.
- Pour communiquer avec vous pendant le processus de recrutement.
- Pour effectuer des vérifications d'antécédents et vérifier les références.
- Pour respecter les obligations légales et réglementaires liées à l'embauche.
Pour les employés :
- Pour gérer votre emploi, y compris la paie, les avantages sociaux et les communications liées au travail.
- Évaluer les performances professionnelles et l'évolution de carrière.
- Pour garantir le respect des exigences légales et réglementaires.
- Maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé.
- Administrer les avantages sociaux et les programmes d'assurance des employés.
5. Base légale du traitement
Nous nous appuyons sur diverses bases légales pour traiter vos données personnelles, notamment :
- Consentement : traitement basé sur votre consentement lorsque cela est nécessaire.
- Nécessité contractuelle : traitement nécessaire à l'exécution d'un contrat de travail.
- Obligation légale : Traitement requis pour se conformer à la législation sur l'emploi et le travail.
- Intérêts légitimes : traitement basé sur nos intérêts légitimes en tant qu'employeur.
6. Périodes de conservation des données
Nous conservons vos données personnelles pendant les périodes suivantes :
Pour les candidats à un emploi :
- Si votre candidature n'est pas retenue, nous conservons généralement vos données pendant 1 mois après la fin du processus de recrutement, après quoi elles seront supprimées en toute sécurité.
Pour les employés :
- Les données des employés sont conservées jusqu'à six ans après la cessation d'emploi par mesure de précaution. Il est conseillé de conserver ces informations pendant environ six ans pour soutenir la défense juridique contre d'éventuelles réclamations si nécessaire.
7. Partage de données
Nous pouvons partager vos données personnelles avec :
- Des prestataires de services tiers qui nous assistent dans la gestion des ressources humaines et l'administration des avantages sociaux.
- Autorités légales et réglementaires lorsque la loi l'exige.
- Des conseillers professionnels, tels que des conseillers juridiques et des auditeurs.
8. Transferts internationaux de données
Nous pouvons transférer vos données personnelles vers des pays autres que votre pays de résidence lorsque cela est nécessaire à des fins liées à l'emploi, telles que le traitement des salaires. Nous prendrons les mesures appropriées pour garantir la protection de vos données lors de tels transferts, par exemple en nous appuyant sur des clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes juridiques.
9. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données personnelles contre tout accès, toute divulgation, toute modification ou toute destruction non autorisés. Nous maintenons une stricte confidentialité en ce qui concerne vos données personnelles.
10. Vos droits
Vous avez certains droits concernant vos données personnelles, notamment :
- Accès : Vous pouvez demander l'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
- Rectification : vous pouvez nous demander de corriger des inexactitudes dans vos données personnelles.
- Effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances.
- Portabilité des données : vous pouvez demander une copie de vos données dans un format structuré lisible par machine.
- Retrait du consentement : Si nous nous basons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
- Objet : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances.
Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à la confidentialité, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous.
11. Modifications apportées à cette politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité pour refléter l'évolution de nos pratiques de traitement des données ou des exigences légales. Nous vous informerons de tout changement important et publierons la politique révisée sur le site Web de notre entreprise.
12. Nous contacter
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant la présente Politique de confidentialité, nos pratiques en matière de traitement des données ou vos droits en tant que personne concernée, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :
Par e-mail : dpo@doccla.com
Par courrier : Doccla LTD, 184 Shepherds Bush Rd, Hammersmith, Londres, Angleterre, W6 7NL